Καθετοποίηση εφαρμογής

Καθετοποίηση εφαρμογής

Η τρέχουσα εφαρμογή είναι ανεπτυγμένη για το πρωτόκολλο δημόσιας υπηρεσίας. Ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε πελάτη, μπορεί να γίνει τροποποίηση ώστε να υποστηρίξει το αντικείμενο. Ανάλογα με το μέγεθος της τροποποίησης μπορεί να υπάρξει επιπλέον κόστος.

Ο τρόπος αναζήτησης μπορεί να τροποποιηθεί ανάλογα με τις ανάγκες της συγκεκριμένης χρήσης, από απλή αναζήτηση λέξεων σε πολύπλοκη θεματική αναζήτηση, σε αναζήτηση με τελεστές, σε αναζήτηση με

  • NEAR 
  • weight operator
  • proximity,
  • stem (English, French, Spanish, Italian, German, and Dutch.), 
  • Fuzzy search (English, French, German, Italian, Dutch, Spanish, Portuguese, Japanese)

Και πολλούς άλλους τρόπους που ξεφεύγουν από τα όρια αυτού του εγγράφου. 

Ανάλογα με τις ανάγκες και απαιτήσεις της κάθε εγκατάστασης, μπορούν να γίνουν οι απαραίτητες τροποποιήσεις.

Συνιστώμενες χρήσεις

Λίστα ειδών εταιρειών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν το software (δείγμα):

  • Δημόσιες Υπηρεσίες με τεράστιο όγκο δεδομένων
  • Γραφεία με διαχείριση Πρωτοκόλλου
  • Βιβλιοθήκες
  • Δικηγορικά γραφεία
  • Συμβολαιογραφεία
  • Γραφεία Πολιτικών Μηχανικών, Τεχνικά & Αρχιτεκτονικά γραφεία,  (πλήρης υποστήριξη αρχείων CAD)
  • Γραφεία Δήμων
  • Νοσοκομεία και κλινικές  (Με επιπλέον κόστος γίνεται διαχείριση ιατρικών αρχείων DICOM)
  • Ναυτιλιακές επιχειρήσεις
  • Ιατρικά – Ερευνητικά γραφεία
  • Ασφαλιστικές εταιρείες
  • Αεροπορικές εταιρείες
  • Εταιρίες ενοικίασης αυτοκινήτων
  • Διεθνείς μεταφορικές εταιρείες
  • Εταιρείες Πετρελαιοειδών
  • Μεγάλα Λογιστικά γραφεία
  • Εφημερίδες & Περιοδικά
  • Τραπεζικός τομέας

Η λίστα είναι απλώς ενδεικτική. Οποιοσδήποτε οργανισμός με σημαντικό όγκο αρχείων / εγγράφων μπορεί να χρησιμοποιήσει το σύστημα.

Σύντομη παρουσίαση της εφαρμογής:

Οι υπάλληλοι του οργανισμού εργάζονται σε έγγραφα στη βιβλιοθήκη εγγράφων, αναθέτουν μεταξύ τους καθήκοντα, και συνδέσεις που ενδιαφέρονται να ερευνήσουν για τα έγγραφα.

Διαδικασία εισερχόμενων εγγράφων

Ένα έγγραφο φτάνει στον οργανισμό. Σκανάρεται άμεσα, καταχωρείται στην βάση δεδομένων της εφαρμογής, (με αυτόματη ταξινόμηση κειμένου) και στη συνέχεια αποστέλλεται η ηλεκτρονική διεύθυνση του έγγραφου στους παραλήπτες του.

Στην διαδικασία καταχώρησης αναφέρεται σε ποιόν φυσικό φάκελο και σε ποιο ράφι  θα αρχειοθετηθεί το πρωτότυπο σε περίπτωση που χρειαστεί στο μέλλον.

 

Διαδικασία εξερχόμενων εγγράφων

Ζητείται από το σύστημα αριθμός πρωτόκολλου.

Δημιουργείται σε MS-Word to έγγραφο, το οποίο έχει και τον αριθμό πρωτόκολλου ενσωματωμένο

Εκτυπώνεται σε χαρτί, και υπογράφεται. Αν χρειαστεί μπαίνουν οι απαραίτητες σφραγίδες λη χαρτόσημα.

Πριν μπει σε φάκελο για να αποσταλεί, περνάει από το scanner όπου τώρα υπάρχει η ακρινής μορφή του, συνδέεται με τον αριθμό πρωτοκόλλου που δόθηκε νωρίτερα και καταχωρείται στην  βάση δεδομένων.

Στην διαδικασία καταχώρησης αναφέρεται σε ποιόν φυσικό φάκελο και σε ποιο ράφι  θα αρχειοθετηθεί το πρωτότυπο σε περίπτωση που χρειαστεί στο μέλλον.

  

Γενική Περιγραφή της Εφαρμογής

 

Η αρχική σελίδα

Η αρχική σελίδα αποτελείται από μια σελίδα τύπου portal, που εμφανίζει τις εγγραφές των εγγράφων στη βιβλιοθήκη. Στην αρχική σελίδα θα δείτε τις 3 πιο πρόσφατες ανακοινώσεις, τα 10 πιο πρόσφατα ενημερωμένα έγγραφα, τα 5 πιο πρόσφατα ενημερωμένα καθήκοντα, καθώς και τους 10 πιο πρόσφατους συνδέσμους. Επιπλέον, υπάρχει μια περιοχή Μελών που τα Μέλη του συστήματος και μια άλλη περιοχή που εμφανίζει τα έγραφα που έχουν γίνει checkout για επεξεργασία από τα μέλη. Κάντε κλικ στο όνομα ενός μέλους για να δείτε τα έγγραφα που έχει κλειδώσει  για επεξεργασία. Κάντε κλικ στο όνομα του εγγράφου με την ένδειξη  «Κλειδωμένο από εμένα»  για να δείτε λεπτομέρειες σχετικά με το έγγραφο αυτό.

 

Κάντε κλικ στον τίτλο ενός εγγράφου  για να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία αυτού του τύπου στη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, Περάστε το ποντίκι σας πάνω από το όνομα του εγγράφου και κάντε κλικ  στον τίτλο  του εγγράφου για να δείτε όλα τις επιλογές και ενέργειες που μπορείτε να εκτελέσετε με βάση το ρόλο σας στη βιβλιοθήκη, και την κατάσταση του κλειδώματος του εγγράφου για το έγγραφο αυτό:

  • Κλείδωμα
  • Νέα έκδοση
  • Διαγραφή
  • Εμφάνιση όλων των εκδόσεων του εγγράφου
  • Δημιουργία καθήκοντος (task)
  • Εμφάνιση καθηκόντων
  • Εμφάνιση του ίδιου του εγγράφου
  • Και δημιουργία alert

Κάντε κλικ στον κατάλληλο σύνδεσμο  "Προσθήκη νέου"  στην αντίστοιχη περιοχή του στοιχείου για να προσθέσετε γρήγορα ένα νέο έγγραφο  στη βιβλιοθήκη από την αρχική σελίδα,  ή, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέου συνδέσμου κάτω από την περιοχή Links για να προσθέσετε μια νέα σύνδεση με τη βιβλιοθήκη.

 

Εργασία με τα έγγραφα

Τα έγγραφα είναι τα κύρια στοιχεία που περιέχονται στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Το κάθε  έγγραφο στη βιβλιοθήκη μπορεί να κλειδωθεί από τη κάποιο μέλος/υπάλληλο, έτσι ώστε μόνο το μέλος αυτό μπορεί να λειτουργήσει και να ενημερώσει το έγγραφο, εξασφαλίσωντας ότι όσο εργάζεται κανένας άλλος δεν πρόκειται να το αλλάξει. Το κλειδωμένο έγγραφο μπορεί να ξεκλειδωθεί μόνο από τον άνθρωπο που το κλείδωσε, ή από ένα διαχειριστή του site.

 

Κάντε κλικ στην στήλη  εικονίδιο τύπου για να δείτε το ίδιο το έγγραφο με το αντίστοιχο πρόγραμμα από τον υπολογιστή σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέου εγγράφου για να προσθέσετε γρήγορα ένα νέο έγγραφο από την αρχική σελίδα.

 

Στην κύρια σελίδα εγγράφων, μπορείτε να διαγράψετε πολλαπλά έγγραφα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου (κουτάκι) δίπλα στον τίτλο του εγγράφου και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαγραφή επιλεγμένων. Κάντε κλικ στην επιλογή Φόρτωση  εγγράφου (upload) για να προσθέσετε ένα νέο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε το πεδίο αναζήτησης για να καταχωρίσετε ένα κριτήρια αναζήτησης και πατήστε enter ή κάντε κλικ στο “GO” για να φιλτράρετε τα έγγραφα.

 

Στην φόρμα πρόσθεσης νέων εγγράφων, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να βρείτε το έγγραφο από το λειτουργικό σύστημα. Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να προσθέσετε μια νέα έκδοση του ίδιου αρχείου.  Προαιρετικά προσθέσετε μια περιγραφή για το έγγραφο (ή  σχόλιο για την έκδοση). Επίσης, μπορεί να θέλετε να συμπληρώσετε τα τρία προσαρμοσμένα χαρακτηριστικά του εγγράφου, τα οποία εξ ορισμού είναι: Κατηγορία, Τμήμα, και Project. Τα χαρακτηριστικά του εγγράφου είναι προσαρμόσιμα από τον διαχειριστή.

 

Οι αριθμός εκδόσεων των εγγράφων που τηρούνται για κάθε έγγραφο, ορίζεται στις Ρυθμίσεις του website από τον διαχειριστή. Για να δείτε τις εκδόσεις που σχετίζονται με ένα έγγραφο, κάντε κλικ στην ενέργεια «εκδόσεις». Μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός εγγράφου σε αυτή τη σελίδα, ή μπορείτε να διαγράψετε μια έκδοση. Για να διαγράψετε πολλαπλές εκδόσεις ταυτόχρονα, κάντε κλικ στα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου στα αριστερά από κάθε αριθμό έκδοσης και κάντε κλικ στο Διαγραφή ελεγμένων εκδόσεων.

Εργασίες & Καθήκοντα - Tasks

Τα καθήκοντα χρησιμοποιούνται για να εκχωρήσετε εργασία στα μέλη της βιβλιοθήκης σχετικά με τα έγγραφα που περιέχονται στη βιβλιοθήκη.

 

Κάντε κλικ στο τίτλο Καθήκοντα από την αρχική σελίδα για να δείτε όλες τις εργασίες στη βιβλιοθήκη. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέας εργασίας για να προσθέσετε γρήγορα μια εργασία από την αρχική σελίδα.

 

Στη σελίδα καθηκόντων, μπορείτε να διαγράψετε πολλαπλά καθήκοντα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στον τίτλο τους και κάντε κλικ στο «Διαγραφή επιλεγμένων». Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα εργασία για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία και να επεξεργαστείτε μια εργασία κάνοντας κλικ στον τίτλο της εργασίας στην έκθεση Εργασίες.

 

Ο τίτλος της εργασίας είναι απαραίτητος. Προαιρετικά, μπορείτε να αλλάξετε την προτεραιότητα και την κατάσταση της εργασίας. Χρησιμοποιήστε το λίστα επιλογής εκχώρησης για να αναθέσετε την εργασία σε ένα μέλος της βιβλιοθήκης. Μπορείτε να γράψετε περισσότερες λεπτομέρειες για το τι πρέπει να επιτευχθεί στην εργασία στο αντίστοιχο πεδίο. Χρησιμοποιήστε το πεδίο % ολοκλήρωσης  για την παρακολούθηση της προόδου της εργασίας. Μπορείτε επίσης να δώσετε ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήξης για την εργασία.

 

Ρυθμίσεις website

Οι ρυθμίσεις ιστοσελίδας επιτρέπουν στους διαχειριστές να διαχειρίζονται τα μέλη της βιβλιοθήκης, τα έγγραφα στον κάδο ανακύκλωσης, προσαρμοσμένες ιδιότητες, ρυθμίσεις αναθεώρησης, καθώς και αναφορές χρήσης της ιστοσελίδας.

 

Χρήστες

Το Όνομα Χρήστη είναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό ενός χρήστη. Το Email επίσης είναι υποχρεωτικό, ώστε το μέλος να μπορεί να λάβει πρόσκληση καλώντας το στη βιβλιοθήκη και για να στείλει ειδοποιήσεις κάθε φορά που υπάρχει καινούργια εργασία. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου (κουτάκι) «Αποστολή e –mail» είναι επιλεγμένο για να στείλετε την πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την προσθήκη ενός νέου μέλους. Αν θέλετε μπορείτε να αλλάξετε το προεπιλεγμένο κείμενο και να προσθέσετε το δικό σας κείμενο στο σώμα του μηνύματος.

 

Έγγραφα που διαγράφονται από τα μέλη της βιβλιοθήκης δεν διαγράφονται αμέσως από τη βάση δεδομένων, αλλά μεταφέρονται στον κάδο ανακύκλωσης. Χρησιμοποιήστε την «διαχείριση του Κάδο Ανακύκλωσης» για την διαχείριση των εν λόγω εγγράφων. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον αριθμό έκδοσης και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ελεγμένων για να διαγράψετε οριστικά κάποια έγγραφα. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον αριθμό έκδοσης και κάντε κλικ στο κουμπί Restore ελεγμένων για να επαναφέρετε τα επιλεγμένα έγγραφα στη βιβλιοθήκη.

 

Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης μπορείτε να ελέγχετε τις ετικέτες που εμφανίζονται για τα προσαρμοσμένα χαρακτηριστικά που μπορούν να αποθηκευτούν με τα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το μέγιστο αριθμό των αναθεωρήσεων / εκδόσεων για το κάθε έγγραφο. Η προεπιλογή είναι στο «απεριόριστες».

 

Η σελίδα Χρήση της βιβλιοθήκης δείχνει τα Top 10 έγγραφα σε αριθμό εμφανίσεων, τις Top 10 συνδέσεις που έλαβαν κλικ, την πρόσφατη δραστηριότητα, και τον αριθμό των προβολών σελίδας για το κάθε μέλος. 

Σχετικά με τα alerts – Ειδοποιήσεις

Τα Alerts επιτρέπουν στα μέλη να παρακολουθούν τις αλλαγές στα έγγραφα και τα καθήκοντά τους στη βιβλιοθήκη.

Οι ειδοποιήσεις μπορούν να σταλούν άμεσα ή ως ημερήσια περίληψη ανάλογα με τις προτιμήσεις των μελών. Οι ειδοποιήσεις μπορούν να δημιουργηθούν σε συγκεκριμένα έγγραφα ή εργασίες, καθώς και στις γενικές αλλαγές σε έγγραφα και εργασίες.

 

Κάντε κλικ στο «Alert Me» από το μενού του εγγράφου για να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση για το συγκεκριμένο έγγραφο. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα προειδοποίησης από τη λίστα. Αν θέλετε μπορείτε να αλλάξετε το έγγραφο σε «μη ειδικό» για τη δημιουργία ενός γενικού alert το οποίο θα σας ενημερώνει για την πρόσθεση ή ενημέρωση εγγράφων στη βιβλιοθήκη.

 

Κάντε κλικ Alert Me στη σελίδα Εργασίες για τη δημιουργία μιας γενικής ειδοποίησης στις εργασίες. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα ειδοποίησης και κάντε κλικ στο «Υποβολή». Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον τίτλο της εργασίας και κάντε κλικ στο «Alert Me»  στα επιλεγμένα για να δημιουργήσει μια άμεση προειδοποίηση σχετικά με αυτή την εργασία. Κάντε κλικ στον τίτλο κάποιας εργασίας και στη συνέχεια στο «να λαμβάνω ειδοποιήσεις» για να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση για αυτή την εργασία. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα προειδοποίησης και κάντε κλικ στο Υποβολή.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή «Διαχείριση ειδοποιήσεων» στην αρχική σελίδα για να προβάλετε ή να διαγράψετε τις ειδοποιήσεις που έχετε δημιουργήσει. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε οποιαδήποτε ειδοποίηση και στη συνέχεια Διαγραφή ελεγμένων για τη διαγραφή αυτών των καταχωρίσεων.

Οι Ειδοποιήσεις εξαρτώνται από την διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του μέλους, ή οποία πρέπει να είναι σωστή. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση Email στην αρχική σελίδα για να διορθώσετε μια οποιαδήποτε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τεχνικά Χαρακτηριστικά

 

Δεν μπορούμε να βρούμε προϊόντα που να ταιριάζουν στην επιλογή.
To Top